Privatlivserklæring

This page is also available in:

Privatlivserklæring vedrørende beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med

Webportalregistrering – CRM

Alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF.

Dataansvarlig:

Den dataansvarlige er Cedefop, og den ansvarlige person er chefen for kommunikationsafdelingen (DCM).

Formål med og beskrivelse af behandlingen:

Formålet med denne behandling er at give webportalens brugere mulighed for at registrere og forvalte deres egne kontaktoplysninger og e-mail-abonnementer.

CRM giver Cedefop mulighed for at kommunikere med kontakter på området for erhvervsrettet grund-, efter- og videreuddannelse, og færdigheder og kvalifikationer, og forvalte e-mailkampagner til støtte for Cedefops aktiviteter i overensstemmelse med centrets kommunikationsstrategi.

Cedefops CRM-system er et centralt register over enkeltpersoners kontaktoplysninger, og hvis det er relevant, kan brugere medtage yderligere information såsom deres institution, jobprofil osv.

Cedefops CRM (SuiteCRM) er en cloudbaseret webapplikation, der tilhører webportalens økosystem, som hostes og vedligeholdes af en ekstern kontrahent. Alle registreringer på webportalen forvaltes via SuiteCRM.

For at blive lagret i CRM-systemet skal brugere registrere sig på webportalen og derfor give deres informerede samtykke til at blive kontaktet. De har mulighed for at abonnere på forskellige onlinetjenester og modtage e-mailmeddelelser såsom:

  • Advarsler/meddelelser vedrørende nyt indhold på/opdateringer af webportalen
  • Abonnementer på nyhedsbreve
  • Medlemskab af et netværk/fællesskab; [1]
  • Information inden for deres interesseområde
  • Indbydelser til at deltage i Cedefops undersøgelser og/eller arrangementer
  • Undertiden kan Cedefop bruge CRM-kontaktoplysningerne til at sende vigtig virksomhedskommunikation (retsgrundlag: artikel 5.1a)

Desuden gør indsamlingen af data det muligt for webteamet at måle brugernes engagement og præferencer ved at generere statistikker om brugen af systemet. Det er med til at forbedre onlineudbuddet.

Registreret:

Enhver person, der registrerer sig på Cedefops webportal og aktivt indvilliger i at modtage Cedefops e-mailmeddelelser.

Behandlede datakategorier:

  1. Obligatoriske felter
    1. E-mailadresse
    2. Adgangskode (gemt i krypteret form)
    3. Fornavn
    4. Efternavn
    5. Land
    6. Samtykkefelt (under registreringen)
  2. Valgfrie felter
    1. Titel
    2. Titel (ikke-latinske tegn)
    3. Fornavn (ikke-latinske tegn)
    4. Efternavn (ikke-latinske tegn)
    5. Foretrukket/foretrukne kommunikationssprog
    6. Institution
    7. Stillingsbetegnelse
    8. Afdeling
    9. Arbejdstelefonnummer
    10. Mobiltelefon
    11. Hjemmetelefonnummer
    12. By
    13. Adresse
    14. Postnummer
    15. Delstat/region
    16. Webadresse
    17. Facebook-adresse
    18. Twitter-adresse
    19. LinkedIn-adresse
    20. Foto
    21. Brugerprofiltype
  3. Nyhedsbreve og e-mailmeddelelser
    1. Abonnementer (aktiveret/deaktiveret) på forskellige indholdskategorier og produkter: Arrangementer, nyheder, publikationer, nyhedsbreve, undersøgelser osv.
    2. Brugerprofiltype (medlemskab (aktiveret/deaktiveret) af grupper og netværk)
    3. Emner af interesse
  4. Valgfrie felter for medlemmerne af værktøjskassen til håndtering af tidligt frafald
    1. Du er eller har været ansat af:
    2. Er du i dit job først og fremmest:
    3. Hvad er din vigtigste grund til at besøge denne værktøjskasse?
  5. Valgfrie felter for ambassadørerne for værktøjskassen til håndtering af tidligt frafald [2]
    1. Type institution:
    2. Er du i dit job først og fremmest:
    3. Hvordan kan du bidrage til denne værktøjskasse som ambassadør?

Disse felter kan ses fra webportalen på: https://www.cedefop.europa.eu/da/user/personal-details (Kræver login)

Retsgrundlag/lovlighed:

Oplysninger behandles i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EU) 2019/128 [3], da denne behandling er nødvendig for, at institutionen/agenturet kan fungere.

Behandlingen finder sted i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a) og d), i forordning (EU) 2018/1725.

Modtagere af oplysninger:

Ud over databehandlerne overdrages CRM-data til DCM-chefens assistent og den assisterende medarbejder ved kontoret i Bruxelles med henblik på virksomhedskommunikation.

CRM-data kan stilles til rådighed for Cedefops eksterne kontrahenter i forbindelse med Cedefops officielle undersøgelser. CRM-data kan også stilles til rådighed for Cedefops organer for intern kontrol og resultatmåling eller eksterne organer såsom Kommissionens interne revisionstjeneste eller Revisionsretten, der medvirker ved evalueringen og/eller revisionen af Cedefop.

Opbevaringsperiode for de indsamlede personoplysninger

Webteamet sletter regelmæssigt data om brugere, der har vist sig at være inaktive. Cedefop kan foretage periodiske sletninger af konti med ugyldige e-mails (f.eks. bounces, udløbne domæner osv.).

Oplysninger opbevares, så længe de aktive brugere ønsker det. Registrerede kan abonnere på/framelde sig specifikke onlinetjenester, f.eks. nyhedsbrev, meddelelser osv. Brugere kan også helt framelde sig webportalen og derved blive fjernet fra CRM-systemet.

Registreredes rettigheder:

Registrerede har ret til at få adgang til og berigtige (under særlige omstændigheder) deres oplysninger og anmode om, at de slettes.

Forespørgsler og betænkeligheder vedrørende behandlingen af dine personoplysninger kan også rettes til Cedefops databeskyttelsesrådgiver på følgende e-mailadresse: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

Registrerede har også ret til når som helst at rette henvendelse til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse: http://www.edps.europa.eu

OPDATERET: 07. november 2022

 

[1] Se fortegnelsen over behandlingsaktiviteter for CDFNOT098 – Ekspertnetværk

[2] Se fortegnelsen over behandlingsaktiviteter for CDFNOT098 – Ekspertnetværk

[3] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/128 af 16. januar 2019 om oprettelse af Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse (Cedefop) og om ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 337/75, EUT L 30 af 31.1.2019, s. 90-105