Tietosuojalausunto

This page is also available in:

Tietosuojalausunto henkilötietojen käsittelystä:

Verkkoportaalissa rekisteröityminen ja asiakassuhteiden hallintajärjestelmä

Kaikkia henkilötietoja käsitellään luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta 23. lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 määräysten mukaisesti.

Rekisterinpitäjän tiedot

Rekisterinpitäjä on Cedefop, ja vastuuhenkilönä toimii viestintäosaston päällikkö.

Tietojenkäsittelyn tarkoitus ja kuvaus

Tietojenkäsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa verkkoportaalin käyttäjille rekisteröityminen ja omien yhteystietojen ja sähköpostitilausten hallinnointi.

Asiakassuhteiden hallintajärjestelmän avulla Cedefop voi pitää yhteyttä yhteyshenkilöiden kanssa ammatillisen koulutuksen, osaamisen ja tutkintojen alalla  ja hallinnoida toimintaansa tukevia sähköpostikampanjoita viestintästrategiansa mukaisesti.

Cedefopin asiakassuhteiden hallintajärjestelmä on sen yhteyshenkilöiden tietojen keskusrekisteri, johon käyttäjät voivat tapauskohtaisesti antaa lisätietoja ja mainita esimerkiksi oppilaitoksensa, toimenkuvansa jne.

Cedefopin asiakassuhteiden hallintajärjestelmä (SuiteCRM) on pilvipohjainen verkkosovellus verkkoportaalin ekosysteemissä, jota isännöi ja ylläpitää ulkopuolinen toimeksisaaja. Kaikkia verkkoportaaliin tehtäviä kirjauksia hallinnoidaan SuiteCRM:n kautta.

Tietojen tallentaminen asiakassuhteiden hallintajärjestelmään edellyttää, että käyttäjät rekisteröityvät verkkoportaaliin ja antavat tietoisen suostumuksensa yhteydenpitoon. Käyttäjät voivat tilata erilaisia verkkopalveluja ja vastaanottaa sähköpostiviestejä, esimerkiksi

  • saada hälytyksiä ja ilmoituksia verkkoportaalin uudesta sisällöstä ja päivityksistä
  • tilata uutiskirjeitä
  • liittyä verkoston tai yhteisön jäseneksi; [1]
  • saada tietoa kiinnostuksensa kohteista
  • saada osallistumiskutsuja Cedefopin kyselytutkimuksiin ja tapahtumiin
  • saada tärkeitä yhteisöviestejä, joita Cedefop lähettää satunnaisesti yhteyshenkilöille asiakassuhteiden hallintajärjestelmässä (oikeusperusta: 5 artiklan 1 kohdan a alakohta)

Tietojen keruun ansiosta verkkotiimin on mahdollista mitata käyttäjien sitoutumista ja mieltymyksiä sekä tuottaa tilastotietoa järjestelmän käytöstä, mikä parantaa palveluntarjontaa verkossa.

Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat kaikki Cedefopin verkkoportaaliin rekisteröityneet henkilöt, jotka ovat antaneet aktiivisen suostumuksensa vastaanottaa sen sähköpostiviestejä.

Käsiteltävät tietoluokat

  1. Pakolliset kentät
    1. sähköpostiosoite
    2. salasana (tallennettu salatussa muodossa)
    3. etunimi
    4. sukunimi
    5. maa
    6. suostumuksen sisältävä kenttä (rekisteröidyttäessä)
  2. Valinnaiset kentät
    1. ammattinimike
    2. ammattinimike (ei-latinalaisin kirjaimin)
    3. etunimi (ei-latinalaisin kirjaimin)
    4. sukunimi (ei-latinalaisin kirjaimin)
    5. ensisijainen viestintäkieli (-kielet)
    6. oppilaitos
    7. tehtävä
    8. osasto
    9. työpuhelinnumero
    10. matkapuhelinnumero
    11. kotipuhelinnumero
    12. kaupunki
    13. osoite
    14. postinumero
    15. valtio/alue
    16. verkkosivuston URL-osoite
    17. Facebook (URL)
    18. Twitter (URL)
    19. LinkedIn (URL)
    20. kuva
    21. käyttäjäprofiilin tyyppi
  3. Uutiskirje ja sähköposti-ilmoitukset
    1. eri sisältöluokkien ja tuotteiden tilaukset (päällä / pois päältä): tapahtumat, uutiset, julkaisut, uutiskirjeet, kyselyt jne.
    2. käyttäjäprofiilin tyyppi (jäsenyys ryhmissä ja verkostoissa (päällä / pois päältä))
    3. kiinnostuksen kohteet
  4. Valinnaiset kentät Toolkit-työkalupakin käyttäjille koulutuksen kesken jättämisen estämiseksi
    1. nykyinen/entinen työnantajasi:
    2. pääasialliset työtehtäväsi:
    3. mikä on tärkein syy työkalupakin käytölle:
  5. Koulutuksen kesken jättämisten torjumisen parissa työskenteleviä Toolkit-lähettiläitä koskevat valinnaiset kentät [2]
    1. oppilaitoksen tyyppi:
    2. pääasialliset työtehtäväsi:
    3. miten voisit kehittää työkalupakkia lähettiläänä:

Nämä kentät ovat verkkoportaalissa osoitteessa : https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (vaatii kirjautumisen)

Oikeusperusta/lainmukaisuus

Tietoja käsitellään asetuksen (EU) 2019/128 [3] 2 artiklan mukaisesti, koska tietojenkäsittely on tarpeen toimielimen/viraston toiminnalle.

Tietojenkäsittelyn lainmukaisuus määritellään asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a ja d alakohdassa.

Tietojen vastaanottajat

Henkilötietojen käsittelijöiden lisäksi asiakassuhteiden hallintajärjestelmän tiedot toimitetaan viestintäosaston päällikön avustajalle ja Brysselin toimiston avustajalle yhteisöviestinnän tarkoituksiin.

Asiakassuhteiden hallintajärjestelmän tiedot voidaan antaa Cedefopin ulkopuolisten toimeksisaajien saataville Cedefopin virallisia tutkimuksia varten. Asiakassuhteiden hallintajärjestelmän tiedot voidaan antaa myös Cedefopin sisäisen valvonnan, suorituskykyä mittaavan yksikön tai ulkoisten elinten, kuten komission sisäisen tarkastuksen osaston tai Cedefopin arviointiin ja/tai tilintarkastukseen osallistuvan tilintarkastustuomioistuimen saataville.

Kerättyjen henkilötietojen säilytysaika

Verkkotiimi poistaa säännöllisesti tietoja käyttäjistä, jotka eivät ole aktiivisia. Cedefop voi ajoittain poistaa tilejä, joiden sähköpostiosoite ei ole voimassa (esim. palautuneiden viestien ja vanhentuneiden verkkotunnusten perusteella).

Tietoja säilytetään niin kauan kuin aktiiviset käyttäjät niin päättävät. Rekisteröidyt voivat tilata tiettyjä verkkopalvelua tai poistaa niitä, kuten uutiskirjeen tai ilmoituksia. He voivat myös poistua kokonaan verkkoportaalista, jolloin heidät poistetaan myös asiakassuhteiden hallintajärjestelmästä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus tutustua tietoihinsa, oikaista ne (tietyissä olosuhteissa) ja pyytää niiden poistamista.

Omien henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä ja huolenaiheita voi esittää myös Cedefopin tietosuojavastaavalle seuraavaan osoitteeseen:  data-protection-officer@cedefop.europa.eu.

Rekisteröidyillä on oikeus tehdä milloin tahansa kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle:  http://www.edps.europa.eu.

PÄIVITETTY: 7. marraskuuta 2022

[1] Katso tietojenkäsittelyseloste asiantuntijaverkostoista (viite CDFNOT098)

[2] Katso tietojenkäsittelyseloste asiantuntijaverkostoista (viite CDFNOT098)

Euroopan parlamentin ja neuvoston [3] asetus (EU) 2019/128, annettu 16 päivänä tammikuuta 2019, Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop) perustamisesta ja neuvoston asetuksen (ETY) N:o 337/75 kumoamisesta (EUVL L 30, 31.1.2019, s. 90–105).