Declarație de confidențialitate

This page is also available in:

Declarație de confidențialitate privind protecția datelor cu caracter personal în legătură cu

Înregistrarea pe portalul web – CRM

Toate datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE.

Identitatea operatorului:

Operatorul este Cedefop, iar persoana responsabilă este șeful departamentului Comunicare (DCM).

Scopul și descrierea prelucrării:

Scopul acestei operațiuni de prelucrare este ca utilizatorii portalului web să-și poată înregistra și gestiona singuri datele de contact și abonamentele de e-mail.

CRM permite Cedefop să comunice cu contactele relevante pentru domeniul EFP, competențe și calificări și să gestioneze campaniile de e-mail pentru a sprijini activitățile Cedefop conform strategiei de comunicare a agenției.

Sistemul CRM al Cedefop este un registru central de date de contact ale persoanelor fizice și, dacă este cazul, utilizatorii pot menționa informații suplimentare, cum ar fi instituția la care lucrează, profilul postului etc.

Aplicația CRM a Cedefop (SuiteCRM) este o aplicație web în cloud care aparține de ecosistemul portalului web, fiind găzduit și întreținut de un contractant extern. Toate înregistrările pe portalul web sunt gestionate prin SuiteCRM.

Pentru a fi stocate în sistemul CRM, utilizatorii trebuie să se înregistreze pe portalul web și, prin urmare, să-și dea consimțământul în cunoștință de cauză pentru a fi contactați. Utilizatorii au posibilitatea de a se abona la diverse servicii online și de a primi comunicări prin e-mail, de exemplu:

  • alerte/notificări cu privire la noi conținuturi/actualizări ale portalului web;
  • abonamente la buletine de informare;
  • să devină membri ai unei rețele/comunități; [1]
  • să primească informații în domeniul lor de interes;
  • invitații de participare la sondaje și/sau evenimente Cedefop;
  • Ocazional, Cedefop poate folosi datele de contact din CRM pentru a trimite comunicări importante la nivelul instituției [baza legală: articolul 5 alineatul (1) litera (a)]

În plus, colectarea de date permite echipei web să măsoare implicarea și preferințele utilizatorilor prin generarea de statistici privind utilizarea sistemului pentru a îmbunătăți ofertele online.

Persoane vizate:

Orice persoană care se înregistrează pe portalul web al Cedefop și consimte în mod activ să primească comunicări prin e-mail de la Cedefop.

Categorii de date prelucrate:

  1. Câmpuri obligatorii
    1. Adresa de e-mail
    2. Parola (stocată în formă criptată)
    3. Prenume
    4. Nume
    5. Țara
    6. Câmpul consimțământului (la înregistrare)
  2. Câmpuri opționale
    1. Titlu
    2. Titlu (alte caractere decât latine)
    3. Prenume (alte caractere decât latine)
    4. Nume (alte caractere decât latine)
    5. Limba (limbile) preferată (preferate) de comunicare
    6. Instituție
    7. Denumirea postului
    8. Departament
    9. Număr de telefon de serviciu
    10. Număr de telefon mobil
    11. Număr de telefon acasă
    12. Localitate
    13. Adresă
    14. Cod poștal
    15. Stat / Regiune
    16. URL web
    17. Adresa de Facebook
    18. Adresa de Twitter
    19. Adresa de LinkedIn
    20. Imagine
    21. Tipul de profil de utilizator
  3. Buletine de informare și notificări prin e-mail
    1. Abonamente (activat/dezactivat) la diferite categorii de conținut și produse: Evenimente, știri, publicații, buletine de informare, sondaje etc.
    2. Tipul de profil de utilizator [membru (activat/dezactivat) în grupuri și rețele]
    3. Teme de interes
  4. Câmpuri opționale pentru membrii setului de instrumente pentru combaterea abandonului școlar
    1. Sunteți sau ați fost angajat la:
    2. În activitatea dumneavoastră, în principal:
    3. Care este principalul motiv pentru care vizitați acest set de instrumente?
  5. Câmpuri opționale pentru ambasadorii setului de instrumente pentru combaterea abandonului școlar [2]
    1. Tipul instituției:
    2. În activitatea dumneavoastră, în principal:
    3. Cum ați putea contribui la acest set de instrumente în calitate de ambasador?

Aceste câmpuri pot fi vizualizate de pe portalul web la adresa: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (conectare obligatorie)

Temei juridic / legalitate:

Datele se prelucrează conform articolului 2 din Regulamentul (UE) 2019/128 [3] deoarece această operațiune de prelucrare este necesară pentru funcționarea instituției/agenției.

Legalitatea prelucrării este definită la articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725.

Destinatarii datelor:

Pe lângă persoanele împuternicite de operatori, datele din CRM sunt furnizate asistentului șefului DCM și asistentului biroului din Bruxelles în scop de comunicare instituțională.

Datele din CRM pot fi puse la dispoziția contractanților externi ai Cedefop în scopul sondajelor oficiale ale Cedefop. Datele din CRM pot fi, de asemenea, puse la dispoziția organismelor de control intern, de măsurare a performanței sau externe ale Cedefop, cum ar fi Serviciul de Audit Intern al CE sau Curtea de Conturi implicate în evaluarea și/sau auditul Cedefop.

Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal culese

Echipa web șterge cu regularitate datele utilizatorilor inactivi. Cedefop poate efectua eliminări periodice ale conturilor cu adrese de e-mail invalide (de exemplu, returnări, domenii expirate etc.).

Datele vor fi păstrate cât timp utilizatorii activi decid acest lucru. Persoanele vizate se pot abona /dezabona de la servicii online specifice, de exemplu, buletine de informare, notificări etc. Utilizatorii se pot și dezabona complet de pe portalul web, fiind astfel eliminați din sistemul CRM.

Drepturile persoanelor vizate:

Persoanele vizate au dreptul de a accesa și rectifica (în anumite condiții) informațiile care le privesc și de a solicita ștergerea lor.

Întrebările și preocupările legate de prelucrarea datelor dumneavoastră personale pot fi, de asemenea, adresate responsabilului cu protecția datelor din cadrul Cedefop, la următoarea adresă de e-mail: data-protection-officer@cedefop.europa.eu

De asemenea, persoanele vizate au dreptul de a sesiza oricând Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor: http://www.edps.europa.eu

ACTUALIZARE: 07 noiembrie 2022

[1] Vezi înregistrarea operațiunii de prelucrare pentru CDFNOT098 – Rețele de experți

[2] Vezi înregistrarea operațiunii de prelucrare pentru CDFNOT098 – Rețele de experți

[3] Regulamentul (UE) 2019/128 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 ianuarie 2019 de înființare a Centrului European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale (Cedefop) și de abrogare a Regulamentului (CEE) nr. 337/75 al Consiliului, JO L 30, 31.1.2019, p. 90–105