Oświadczenie o ochronie prywatności dotyczące ochrony danych osobowych związanych z
rejestracją na portalu internetowym – CRM
Wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002.
Tożsamość administratora danych:
Administratorem danych jest Cedefop, a osobą odpowiedzialną kierownik działu ds. komunikacji (DCM).
Cel i opis przetwarzania danych:
Celem niniejszej operacji przetwarzania jest umożliwienie użytkownikom portalu internetowego zarejestrowania się i zarządzania własnymi danymi kontaktowymi oraz subskrypcjami poczty elektronicznej.
Cedefop korzysta z CRM do komunikacji z osobami związanymi z kształceniem i szkoleniem zawodowym, umiejętnościami i kwalifikacjami oraz do zarządzania kampaniami e-mailowymi wspierającymi działania Cedefopu zgodnie z jego strategią komunikacyjną.
System CRM używany przez Cedefop jest centralnym repozytorium danych kontaktowych, a w stosownych przypadkach użytkownicy mogą podać dodatkowe informacje, takie jak ich instytucja, profil zawodowy itp.
CRM w Cedefopie (SuiteCRM) to aplikacja internetowa w chmurze, należąca do ekosystemu portalu internetowego, obsługiwanego i prowadzonego przez zewnętrznego wykonawcę. Wszystkimi rejestracjami w portalu internetowym zarządza się za pośrednictwem SuiteCRM.
Aby dane zostały zapisane w systemie CRM, użytkownicy muszą zarejestrować się w portalu internetowym i tym samym wyrazić świadomą zgodę na kontakt. Mają oni możliwość subskrybowania różnych usług online i otrzymywania komunikatów mailowych takich jak:
- alerty/powiadomienia dotyczące nowych treści/aktualizacje stron internetowych;
- prenumeraty biuletynów;
- członkostwo w sieci/społeczności; [1]
- informacje będące w ich obszarze zainteresowania;
- zaproszenia do udziału w ankietach lub wydarzeniach prowadzonych przez Cedefop;
- sporadycznie Cedefop może wykorzystywać dane kontaktowe z CRM do wysyłania ważnych komunikatów korporacyjnych [podstawa prawna: art. 5. ust. 1 lit. a)].
Ponadto gromadzenie danych umożliwia zespołowi internetowemu pomiar zaangażowania i preferencji użytkowników poprzez generowanie statystyk korzystania z systemu w celu poprawy oferty internetowej.
Osoby, których dane dotyczą:
Każda osoba, która zarejestruje się w portalu internetowym Cedefopu i wyraźnie zgodzi się na otrzymywanie wiadomości e-mail od Cedefopu.
Przetwarzane kategorie danych:
- Pola obowiązkowe
- Adres e-mail
- Hasło (przechowywane w zaszyfrowanej formie)
- Imię
- Nazwisko
- Kraj
- Pole zgody (podczas rejestracji)
- Pola nieobowiązkowe
- Tytuł
- Tytuł (znaki inne niż łacińskie)
- Imię (znaki inne niż łacińskie)
- Nazwisko (znaki inne niż łacińskie)
- Preferowane języki komunikacji
- Instytucja
- Nazwa stanowiska
- Dział
- Tel. służbowy
- Tel. komórkowy
- Tel. domowy
- Miejscowość
- Adres
- Kod pocztowy
- Państwo/region
- Adres internetowy
- Adres na Facebooku
- Adres na Twitterze
- Adres na LinkedInie
- Zdjęcie
- Rodzaj profilu użytkownika
- Biuletyny i powiadomienia e-mailowe
- Subskrypcje (On/Off) do różnych kategorii treści i produktów: wydarzeń, aktualności, publikacji, biuletynów, ankiet itp.;
- rodzaju profilu użytkownika (członkostwo On/Off w grupach i sieciach);
- wybranych tematów.
- Pola nieobowiązkowe dla członków zestawu narzędzi do przeciwdziałania problemowi wczesnego kończenia nauki
- Jesteś lub byłeś(-aś) zatrudniony(-a) przez:
- Czy w swojej pracy przede wszystkim:
- Jaki jest główny powód, dla którego sprawdzasz ten zestaw narzędzi?
- Pola nieobowiązkowe dla ambasadorów zestawu narzędzi do przeciwdziałania problemowi wczesnego kończenia nauki [2]
- Rodzaj instytucji:
- Czy w swojej pracy przede wszystkim:
- Jak możesz przyczynić się do powstania tego zestawu narzędzi jako ambasador?
Pola te można zobaczyć na stronie internetowej: https://www.cedefop.europa.eu/en/user/personal-details (wymaga podania loginu)
Podstawa prawna/zgodność z prawem:
Dane są przetwarzane zgodnie z art. 2 rozporządzenia (UE) 2019/128 [3], ponieważ niniejsza operacja przetwarzania jest niezbędna do funkcjonowania instytucji/agencji.
Zgodność przetwarzania z prawem została określona w art. 5 ust. 1 lit. a) i d ) rozporządzenia (UE) nr 2018/1725.
Odbiorcy danych:
Poza podmiotami przetwarzającymi, dane CRM są udostępniane asystentowi dyrektora DCM oraz asystentowi biura w Brukseli na potrzeby komunikacji korporacyjnej.
Dane z CRM mogą być udostępniane zewnętrznym wykonawcom Cedefopu do celów oficjalnych badań prowadzonych przez Cedefop. Dane z CRM mogą być również udostępniane działom kontroli wewnętrznej i pomiaru wyników Cedefopu lub organom zewnętrznym, takim jak Służba Audytu Wewnętrznego KE lub Trybunał Obrachunkowy, zaangażowanym w ocenę lub audyt Cedefopu.
Okres zatrzymywania zgromadzonych danych osobowych
Zespół internetowy regularnie usuwa dane użytkowników, którzy są nieaktywni. Cedefop może okresowo usuwać konta z nieprawidłowymi e-mailami (np. bounce back, wygasłe domeny itp.).
Dane będą przechowywane tak długo, jak zdecydują o tym aktywni użytkownicy. Osoby, których dane dotyczą, mogą subskrybować określone usługi online, np. biuletyn, powiadomienia itp., lub zrezygnować z ich subskrypcji. Użytkownicy mogą również całkowicie zrezygnować z subskrypcji w portalu internetowym i w związku z tym zostać usunięci z systemu CRM.
Prawa osoby, której dane dotyczą:
Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do swoich informacji i ich zmiany (w szczególnych okolicznościach) oraz żądania ich usunięcia.
Pytania i wątpliwości dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych można również kierować do inspektora ochrony danych Cedefopu na adres e-mail: data-protection-officer@cedefop.europa.eu
Osoby, których dane dotyczą, mogą również w każdej chwili odwołać się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych: http://www.edps.europa.eu
ZAKTUALIZOWANO: 7 listopada 2022 r.
[1] Zob. rejestr operacji przetwarzania danych dotyczących CDFNOT098 – sieci ekspertów
[2] Zob. rejestr operacji przetwarzania danych dotyczących CDFNOT098 – sieci ekspertów
[3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/128 z dnia 16 stycznia 2019 r. ustanawiające Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) i uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 337/75 (Dz.U. L 30 z 31.1.2019, s. 90).